Seasonal Booking Workflow

Durante la cosecha gruesa, la demanda de barcazas en el Delta se concentra en ventanas de dos o tres semanas. Nuestro sistema de reservas no estaba preparado para ese pico: las solicitudes llegaban por teléfono, se anotaban en planillas separadas y la confirmación dependía de llamadas cruzadas entre el coordinador de flota y el cliente.

El problema aparecía cuando dos operaciones necesitaban la misma barcaza en fechas cercanas. Sin una vista unificada de disponibilidad, el equipo reservaba por duplicado y recién lo detectaba al armar la programación semanal. Eso generaba retrasos en la carga y clientes que perdían su turno en el puerto de origen.

Qué cambiamos

Diseñamos un flujo de reserva estacional que ordena la entrada de pedidos y deja visible la ocupación de cada barcaza por tramo de ruta. El coordinador carga la solicitud con tres datos: fecha estimada de carga, tramo navegable y tipo de granel. El sistema asigna la embarcación disponible más cercana al punto de amarre y marca el bloqueo en el calendario.

La confirmación al cliente ahora incluye el nombre del remolcador, la hora estimada de llegada y el documento de tránsito generado automáticamente. Si una operación se cancela, el turno se libera en el mismo día y queda visible para el resto del equipo, sin necesidad de avisar por mensaje interno.

Decisiones que tomamos en el camino

Al principio quisimos integrar el workflow con la facturación del puerto, pero eso alargaba el desarrollo y no resolvía el problema urgente de las reservas duplicadas. Preferimos lanzar primero la vista de disponibilidad y dejar la integración contable para una segunda etapa. También descartamos una app móvil: el coordinador trabaja desde una oficina con escritorio y el flujo no necesita geolocalización.

Otra decisión fue no automatizar la asignación de remolcadores. La potencia requerida depende del calado del canal y del peso de la carga, y eso lo evalúa mejor el jefe de flota. El sistema propone una barcaza, pero la confirmación final la hace una persona con experiencia en el tramo.

Resultado

En la temporada alta siguiente, el tiempo de confirmación pasó de un promedio de seis horas a menos de una. Las reservas duplicadas desaparecieron porque la ocupación se ve en una sola pantalla. El equipo de coordinación dejó de revisar planillas al final del día y empezó a usar ese tiempo para anticipar conflictos de amarre en los puertos de descarga.

El cambio más notable fue en la relación con los clientes: ahora reciben una confirmación clara con datos concretos, y cuando hay que ajustar una fecha, el aviso llega antes de que el remolcador salga del puerto.