Client Onboarding Portal

Cuando una empresa agroexportadora del norte de Santa Fe nos pidió coordinar el envío de 12.000 toneladas de maíz desde Puerto Piracuá hasta los elevadores de San Lorenzo, el primer problema no fue la navegación. Fue la documentación. Cada barcaza requiere su propio manifiesto, los tiempos de amarre se superponen y las ventanas de tránsito por el Canal de Acceso se asignan con horas de anticipación.

El equipo de Timber Rose venía manejando estos trámites por correo y planillas compartidas. Funcionaba, pero cada operación demandaba llamadas telefónicas para confirmar estados, y los errores de tipeo en los números de contenedor aparecían recién en el momento de la carga. El cliente necesitaba un punto único donde cargar la solicitud, adjuntar los certificados de origen y ver en qué etapa estaba cada barcaza sin tener que escribirnos.

Diseñamos un portal de ingreso que organiza la operación en cuatro etapas: solicitud, verificación documental, asignación de remolcador y confirmación de zarpe. Cada etapa tiene un responsable claro y un plazo máximo de respuesta. El cliente carga los datos una sola vez; el sistema valida los campos obligatorios y marca las discrepancias antes de que el pedido entre en cola.

• Formulario de solicitud con campos específicos para graneles, contenedores y cargas sobredimensionadas.
• Adjunto de certificados de origen, fitosanitarios y pólizas directamente en la solicitud.
• Panel de seguimiento con estado visible por barcaza y fecha estimada de zarpe.
• Notificaciones automáticas por correo cuando cambia el estado de la operación.
• Historial de operaciones anteriores para agilizar pedidos recurrentes.

La implementación tomó seis semanas. Las dos primeras las dedicamos a relevar el flujo real de trabajo con el personal de operaciones; las siguientes cuatro, a construir y probar el sistema con datos de operaciones ya cerradas. El portal se puso en marcha en marzo, justo antes del pico de la cosecha gruesa.

El resultado fue una reducción notable en los tiempos de preparación: lo que antes demandaba tres días de idas y vueltas por correo ahora se resuelve en menos de veinticuatro horas. El cliente dejó de llamar para preguntar "¿en qué va mi barcaza?" porque la respuesta está en el panel. Y nosotros ganamos visibilidad sobre la carga de trabajo del equipo de documentación, lo que permitió redistribuir tareas antes de los picos de demanda.